La comunicación interna no se limita a la transmisión de anuncios oficiales. Los empleados también necesitan espacios en los que puedan compartir ideas, plantear preguntas, debatir sobre iniciativas e interactuar con personas de otros departamentos. Microsoft Viva Engage, integrado en el ecosistema de Microsoft 365, ofrece un entorno para crear comunidades y fomentar la comunicación en toda la organización. La plataforma puede complementar las herramientas de colaboración utilizadas diariamente, ofreciendo un espacio adecuado para conversaciones más amplias que las asociadas a un equipo o proyecto concreto.
Las organizaciones pueden crear comunidades dedicadas a departamentos, áreas profesionales, proyectos o intereses comunes. Los miembros pueden publicar información, participar en conversaciones y responder a las preguntas planteadas por sus compañeros. Una comunidad puede utilizarse, por ejemplo, para compartir buenas prácticas entre personas que desempeñan funciones similares, aunque trabajen en sedes o equipos diferentes. De este modo, la experiencia y la información útil no quedan limitadas a conversaciones individuales. Viva Engage puede contribuir al desarrollo de una base informal de conocimiento y facilitar la comunicación entre personas que normalmente no colaboran directamente en su actividad diaria.
Viva Engage puede utilizarse junto con Microsoft Teams y SharePoint Online, teniendo cada herramienta un papel diferente en la experiencia digital de los empleados. Teams resulta adecuado para la colaboración operativa de los equipos, SharePoint para organizar documentos, páginas e información, mientras que Viva Engage puede fomentar las conversaciones y comunidades que atraviesan la estructura departamental. Utilizados conjuntamente, estos servicios permiten a la organización diferenciar con mayor claridad la comunicación formal, la colaboración en proyectos y las conversaciones abiertas entre empleados, sin concentrar todos los tipos de interacción en un único canal.
La adopción de una plataforma para comunidades también requiere unas reglas de uso claras. La organización debe establecer el propósito de las comunidades, las responsabilidades de los administradores y la forma en que estas complementan los demás canales internos. La creación de un gran número de espacios sin una estructura definida puede volver a fragmentar la comunicación. Soluciones Ofimáticas ofrece servicios de consultoría IT para organizar los entornos de Microsoft 365 y definir modelos de colaboración y comunicación. Viva Engage puede integrarse en una estrategia más amplia de soluciones cloud para mejorar la experiencia digital de los empleados.
Microsoft Viva Engage puede ayudar a las empresas a crear espacios digitales en los que los empleados puedan comunicarse más allá de los límites de los equipos y proyectos en los que trabajan directamente. Las comunidades pueden facilitar el intercambio de experiencias, la difusión de información y la participación en iniciativas internas, complementando las herramientas existentes en Microsoft 365. Para obtener buenos resultados, la plataforma debe integrarse en una estrategia clara que defina el papel de Teams, SharePoint, Viva y los demás canales de comunicación. Contáctanos para diseñar un entorno Microsoft 365 adaptado a las necesidades de comunicación y colaboración de tu organización.
