Sin reglas claras, los documentos se multiplican, se pierden, se comparten sin control y se vuelven difíciles de administrar. Con el tiempo aparecen duplicaciones, versiones confusas y riesgos de seguridad o cumplimiento. Document Governance en Microsoft 365 proporciona el marco necesario para la organización, estandarización, seguridad y control del ciclo de vida de los documentos, independientemente del departamento o proyecto.
SharePoint Online permite definir una estructura coherente: sitios, bibliotecas, metadatos, tipos de contenido y reglas de acceso. En lugar de carpetas tradicionales difíciles de gestionar, los metadatos y la búsqueda ofrecen recuperación rápida y organización estandarizada. Soluciones Ofimáticas ofrece consultoría IT para crear una arquitectura de información coherente y un modelo de gobernanza adaptado a la forma real de trabajo.
Las etiquetas de retención y sensibilidad permiten el control completo del ciclo de vida y la protección de documentos en SharePoint y Teams: conservación según requisitos internos o legales, archivado, eliminación controlada, restricciones de uso compartido y protección de información sensible. De este modo, la organización reduce el riesgo de exposición de datos y aumenta su nivel de preparación ante auditorías y controles.
Mediante automatizaciones y extensiones desarrolladas a través de desarrollo de software, Soluciones Ofimáticas puede aplicar políticas automáticas, flujos de aprobación, etiquetado asistido e informes de control. Esto transforma la gobernanza de una actividad manual en un proceso predecible y medible, reduciendo el esfuerzo del equipo IT y eliminando excepciones de riesgo.
La Gobernanza Documental en Microsoft 365 garantiza orden, seguridad y cumplimiento, aumenta la productividad y reduce el tiempo perdido en la búsqueda o recreación de documentos. Si deseas implementar una estrategia completa de gobernanza documental, contáctanos para análisis, diseño e implementación.
